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Dar salida a mercancías del almacén

Guía práctica para registrar correctamente salidas de inventario desde un almacén, según su destino.

Esta guía explica cómo registrar salidas de inventario desde un almacén y cuándo utilizar cada tipo de salida, según el destino real de la mercancía.

Una salida de inventario representa algo que abandona físicamente el almacén. Registrar correctamente la salida garantiza:

  • Existencias reales
  • Compromisos cumplidos
  • Trazabilidad completa
  • Impacto correcto en ventas, producción o traspasos
Esta es una guía práctica. Para entender cómo funciona el inventario por almacén, consulta Inventarios · Cómo funciona.

Antes de comenzar

Asegúrate de:

  • Tener acceso al módulo Inventarios
  • Saber desde qué almacén estás operando
  • Conocer el destino real de la mercancía
  • Tener permisos para registrar salidas
Registrar una salida reduce inventario real. Verifica siempre el almacén antes de confirmar.

Tipos de salida

El tipo de salida depende del destino real de la mercancía (a dónde se va físicamente). Cada tipo determina qué información se solicita y qué procesos se conectan automáticamente.

flowchart LR
    %% ===== DESTINO REAL DE LA MERCANCÍA =====

    DST["🚚 Destino real
    (a dónde se va físicamente)"]

    DST --> CLI["🧑‍💼 Cliente
    (Entrega por venta)"]
    DST --> PROD["🏭 Producción
    (Consumo de insumos)"]
    DST --> WH["🏬 Otro almacén propio
    (Traspaso interno)"]
    DST --> DEV_PROD["↩️ Producción
    (Devolución de insumos)"]
    DST --> PROV["🛒 Proveedor
    (Devolución / rechazo)"]

    %% Hecho físico común
    CLI --> OUT["➖ Salida física
    desde almacén"]
    PROD --> OUT
    WH --> OUT
    DEV_PROD --> OUT
    PROV --> OUT

    %% Almacén
    OUT --> ALM["🏢 Almacén origen
    (inventario disminuye)"]

    %% ===== ESTILOS =====
    classDef dest fill:#EEF2FF,stroke:#4F46E5,stroke-width:1px;
    classDef action fill:#FEE2E2,stroke:#DC2626,stroke-width:1px;
    classDef warehouse fill:#E0F2FE,stroke:#0284C7,stroke-width:1px;

    class DST,CLI,PROD,WH,DEV_PROD,PROV dest;
    class OUT action;
    class ALM warehouse;

Salida por traspaso entre almacenes

Úsala cuando la mercancía sale del almacén como parte de un traspaso interno a otro almacén.

Cuándo usarla:

  • Reubicación de producto terminado
  • Abastecimiento a CEDIS / última milla
  • Traslado de materia prima entre almacenes

Qué ocurre en el sistema:

  • Se registra la salida física del almacén origen
  • Disminuye el inventario del almacén
  • El almacén destino registrará su entrada correspondiente

Pasos generales

Ve a Inventarios → Almacenes → (Selecciona un almacén) → Salidas de mercancía

Haz clic en Crear y selecciona el tipo de salida según el destino real del inventario (venta, producción, traspaso o manual).

Al crear la salida, ábrela haciendo clic en su nombre para trabajar con sus partidas.

Si dejas el nombre vacío, el sistema generará uno automáticamente con base en la fecha.

Dentro de una salida de mercancía, las partidas se organizan en cuatro pestañas. Cada una corresponde a un momento específico del proceso.

Planificación

Define qué artículos deberían salir del almacén.

Úsala para:

  • Agregar artículos
  • Revisar partidas cargadas automáticamente
  • Confirmar cantidades planeadas

Ejecución

Registra lo que realmente salió del almacén.

Aquí:

  • Capturas cantidades reales
  • Ajustas diferencias contra lo planeado

Resumen

Vista final de control, disponible una vez que la salida ha sido aprobada.

Permite:

  • Comparar planeado vs ejecutado
  • Revisar totales
  • Validar antes de cerrar la operación

Notas y archivos

Documenta y respalda la salida.

Úsala para:

  • Observaciones
  • Evidencias de entrega
  • Documentos asociados

Planificación (carga de artículos)

Define qué artículos deberían salir del almacén.

Este paso solo es obligatorio cuando la salida es manual. Si las partidas se cargan automáticamente, solo verifica la información.

Cuando la salida no está vinculada a un registro de origen, debes agregar los artículos manualmente.

Para cada partida define:

  • Variante
  • Formato
  • Segmento (cubeta)
  • Cantidad planeada
Esta información representa lo que se espera despachar antes de validar la salida física.

Ejecución (registro de artículos)

Aquí registras lo que realmente salió del almacén (conteo definitivo).

Debes capturar las cantidades reales despachadas, comparándolas con la planificación.

Según la configuración de cada variante, el sistema puede solicitar:

  • Lotes
  • Fechas de caducidad
  • Números de serie
  • Información adicional
El sistema solicita automáticamente los campos requeridos según la configuración de Datos Maestros.

Copia las partidas planeadas a Ejecución

Usa el ícono ⚡ para copiar artículos y cantidades planeadas.

Esto genera:

  • Partidas en Ejecución
  • Columnas Planeado y Despachado
  • Campos de lote o serie si aplica

Realiza el conteo físico

Verifica físicamente cada artículo que sale del almacén.

Activa el modo edición rápida para capturas masivas.

Selecciona o crea lotes / series

Si no existen, puedes crearlos directamente desde la salida.

Captura las cantidades reales

Ingresa las cantidades finales en la columna Despachado.

Verifica las partidas

Antes de aprobar la salida:

Revisión en Resumen

Compara planeado vs despachado.

Revisión en PDF

Genera el PDF para revisión operativa.

El PDF previo a la aprobación no es un documento oficial.

Aprueba y confirma la salida

Haz clic en Aprobar para finalizar la salida.

Al aprobar, el sistema reduce inventario del almacén y registra el movimiento de forma permanente. La acción es irreversible.

Resultado esperado

Al registrar correctamente una salida:

  • El inventario disminuye y podras verificar la disminución en niveles de inventario
  • El movimiento queda auditado y podras verificarlo en movimientos de inventario
  • La trazabilidad queda completa
  • Otros almacenes no se ven afectados

Cuándo NO crear una salida

No utilices salidas para:
  • Corregir errores de inventario
  • Simular ventas
  • Ajustar diferencias históricas

Errores comunes

  • Usar el tipo de salida incorrecto
  • Registrar desde el almacén equivocado
  • Confirmar sin revisar cantidades
Si detectas un error posterior, revisa el historial del almacén antes de crear ajustes.

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