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Dar entrada a mercancías del almacén

Guía práctica para registrar correctamente entradas de inventario en un almacén, según su origen.

Esta guía explica cómo registrar entradas de inventario en un almacén y cuándo utilizar cada tipo de entrada, según el origen real de la mercancía.

Una entrada de inventario representa algo que llegó físicamente al almacén. Registrar correctamente la entrada garantiza:

  • Existencias reales
  • Trazabilidad completa
  • Conexión correcta con compras, producción o traspasos
Esta es una guía práctica. Consulta los distintos conceptos y modelo de inventario para conocer más detalles del funcionamiento interno.

Antes de comenzar

Asegúrate de:

  • Tener acceso al módulo Inventarios
  • Saber en qué almacén estás operando
  • Conocer el origen real de la mercancía
  • Tener permisos para registrar entradas
Registrar una entrada impacta inventario real. Verifica siempre el almacén antes de confirmar.

Tipos de entrada

El tipo de entrada dependera del origen real del inventario. Cada tipo de entrada determina qué información se solicita y qué procesos se conectan automáticamente.

flowchart LR
    %% ===== ORIGEN REAL DE LA MERCANCÍA =====

    ORG["📦 Origen real
    (de dónde viene físicamente)"]

    ORG --> PROV["🛒 Proveedor
    (Compra externa)"]
    ORG --> PROD["🏭 Producción
    (Fabricación interna)"]
    ORG --> WH["🏬 Otro almacén propio
    (Reubicación interna)"]
    ORG --> CLI["↩️ Cliente
    (Devolución)"]
    ORG --> CROSS["🚚 Cross-docking
    (En transito a destino final)"]

    %% Hecho físico común
    PROV --> IN["➕ Entrada física
    a almacén"]
    PROD --> IN
    WH --> IN
    CLI --> IN
    CROSS --> IN

    %% Almacén
    IN --> ALM["🏢 Almacén destino
    (inventario incrementa)"]

    %% ===== ESTILOS =====
    classDef origin fill:#EEF2FF,stroke:#4F46E5,stroke-width:1px;
    classDef action fill:#ECFDF5,stroke:#16A34A,stroke-width:1px;
    classDef warehouse fill:#E0F2FE,stroke:#0284C7,stroke-width:1px;
    classDef note fill:#F8FAFC,stroke:#94A3B8,stroke-dasharray:3 3;

    class ORG,PROV,PROD,WH,CLI,CROSS origin;
    class IN action;
    class ALM warehouse;
    class NOTE note;

Recepción de proveedor

Úsala cuando la mercancía proviene de un proveedor externo, normalmente como resultado de una compra.

Cuándo usarla:

  • Recepciones derivadas de órdenes de compra
  • Compras directas sin orden previa (casos controlados)

Qué ocurre en el sistema:

  • Se registra una entrada física
  • El inventario del almacén incrementa
  • Se mantiene trazabilidad con el proveedor y la compra

Pasos generales

Ve a Inventarios → Almacenes → (Selecciona un almacén) → Entradas de mercancía

Haz clic en Crear y selecciona el tipo de entrada según el origen real del inventario (proveedor, producción, devolución o traspaso).

Al crear la entrada, ábrela haciendo clic en su nombre para comenzar a trabajar con sus partidas.

Si dejas el nombre vacío, el sistema generará uno automáticamente con base en la fecha.

Dentro de una entrada de mercancía, el registro de partidas se divide en dos pestañas principales, mas las notas y documentos relacionados. Cada pestaña corresponde a un momento específico del proceso.

Requisición

Aquí defines qué artículos se esperan recibir.

En esta pestaña:

  • Agrega artículos planeados
  • Revisa artículos cargados automáticamente
  • Revisa cantidades planeadas

Recepción

Aquí registras lo que realmente ingresa al almacén.

En esta pestaña:

  • Capturas cantidades reales
  • Ajustas diferencias contra lo planeado

Notas y archivos

Espacio para documentar y respaldar la entrada.

Úsala para:

  • Agregar observaciones
  • Adjuntar documentos relacionados, fotografías o comprobantes

Requisición (planificación de artículos)

Esta pestaña define qué artículos deberían ingresar al almacén.

Este paso solo es obligatorio cuando la carga es manual. Si los artículos se cargan automáticamente, solo debes verificar la información.

Cuando la entrada no está vinculada a una orden de origen, deberás agregar los artículos manualmente.

En este caso, define para cada partida:

  • Variante
  • Formato
  • Cantidad planeada
Esta información representa lo que el sistema espera recibir antes de validar la entrada física (conteo real).

Selecciona la forma de captura de ítems

Al crear una entrada, puedes elegir cómo agregar los artículos según el volumen y el tipo de operación.

Agregar ítems uno por uno

Opción recomendada cuando necesitas control detallado por línea.

Cuándo usarla:

  • Pocas variantes
  • Diferentes formatos por artículo
  • Revisión de cantidades, lotes o fechas
  • Capturas manuales o validaciones finas

Agregar ítems en bloque

Opción recomendada para volúmenes altos o recepciones estandarizadas.

Cuándo usarla:

  • Muchas variantes o líneas
  • Recepciones repetitivas
  • Traspasos o liberaciones masivas
  • Procesos previamente validados

Selecciona los ítems

En este paso indicas qué artículo estás dando de alta.

Completa los siguientes campos:

  • Variante de producto Selecciona la variante exacta que estás recibiendo. (Ejemplo: Canela Molida | Kg)
  • Formato Define cómo se registra la entrada:
    • Individual (unidad base)
    • Caja, saco o bobina con unidades definidas
  • Cantidad planeada Ingresa la cantidad que se dará de alta en el formato seleccionado.

Recepción (ejecución de la entrada)

Esta pestaña define qué artículos registras físicamente en el almacén (piensa en esto como el conteo definitivo).

Aquí debes capturar las cantidades reales que ingresan, comparándolas con la planificación previa. Segun la configuracion de cada producto (proveniente de Datos Maestros), podrás registrar información adicional como:

  • Lote
  • Fechas de caducidad
  • Números de serie
  • Otras características específicas
El sistema te solicitará automáticamente los campos requeridos según la configuración de cada variante.

Copia los artículos requeridos

Utiliza el ícono de rayo ⚡ para copiar automáticamente los artículos y cantidades requeridas

Al usar esta opción ocurre lo siguiente:

  • Se crean las partidas en base a lo planeado
  • Aparecen automáticamente campos como Lote o Número de serie si la variante lo requiere
  • Se habilita las columnas Recibido para el conteo final

Realiza el conteo físico de cada partida

Verifica físicamente cada artículo recibido y asegúrate de contar la combinación correcta de:

  • Variante
  • Formato
  • Segmento (cubeta)
  • Lotes o números de serie (si aplica)
Activa el modo de edición rápida para facilitar la captura o ajuste masivo de cantidades.

Selecciona o crea lotes y números de serie

Si la variante lo requiere:

  • Selecciona un lote o número de serie existente
  • O crea uno nuevo directamente desde la entrada

Para crear uno nuevo:

  1. Escribe el nombre en el campo correspondiente
  2. Presiona Enter
  3. Completa la información solicitada en el menú emergente

Captura las cantidades reales recibidas

Ingresa las cantidades finales en la columna Recibido, asegurándote de que reflejen el conteo físico real.

Verifica las partidas y sus cantidades

Antes de aprobar la entrada, revisa cuidadosamente que todas las partidas y cantidades sean correctas.

Revisa en la tabla

Compara lo planeado vs lo recibido. Haz uso de filtros y ordenamientos para facilitar la revisión.

Revisa mediante PDF

Genera el PDF de la entrada para una revisión detallada de partidas y cantidades en formato "impresión".

Los PDF (sin aprobacion final) no son documentos oficiales y fungen como borradores de revisión. Estos tendran una marca de agua indicando su estatus.

Aprueba y confirma la entrada

Una vez verificadas todas las partidas y cantidades, haz clic en Aprobar para finalizar el registro de la entrada.

  • Al aprobar la entrada, el sistema actualiza el inventario del almacén y registra el movimiento de manera permanente.
  • A partir de este momento, la entrada ya no puede modificarse, pues la acción es irreversible e impacta inventario real.
  • Para corregir errores posteriores, deberás utilizar ajustes de inventario o registros complementarios.

Resultado esperado

Al registrar correctamente una entrada:

  • El inventario del almacén incrementa y podras verificar el incremento en niveles de inventario
  • El movimiento queda auditado y podras verificarlo en movimientos de inventario
  • La trazabilidad queda completa
  • Otros almacenes no se ven afectados

Cuándo NO crear un registro de entrada

No utilices entradas para:
  • Simular compras
  • Simular producción
  • Corregir errores recientes

Errores comunes

  • Registrar la entrada en el almacén incorrecto
  • Seleccionar un tipo de entrada equivocado (Despliega un menu distinto)
  • Confirmar sin revisar cantidades
Si algo no cuadra después de una entrada, revisa el historial del almacén antes de hacer ajustes.

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